Confidencialidad en el correo electrónico

Privacidad y correo electrónico

Los mails enviados por cuentas de diferentes empresas suelen venir acompañados de cláusulas de confidencialidad. Después de la firma se pueden leer párrafos con ciertas condiciones de carácter legal, que los receptores del mail deberían acatar. A pesar de estar muy presentes en la actualidad no son recomendable en todos los correos electrónicos. Además, deben ser el complemento de un contrato previo para que tengan validez.

¿Cuál es el objetivo de las cláusulas de confidencialidad en el correo electrónico?

Tal como se utilizan en la generalidad, estas leyendas tienen el objetivo de prevenir y disuadir. Básicamente se informa sobre la privacidad de la información y se intenta evitar la divulgación o un mal uso de ésta. En particular, se pone énfasis en la acción de quienes reciben el correo por error. Un ejemplo:

Este mensaje contiene información que es confidencial y privilegiada. Es para uso exclusivo del destinatario/s. Si usted no es el destinatario/s cualquier distribución, copia o uso de esta información está estrictamente prohibida. Si usted ha recibido esta comunicación por error por favor notifíquelo por correo electrónico o por teléfono.

En otras circunstancias en las que sí existe un contrato firmado de confidencialidad previo, la función cambia. El aviso es un indicador de que ese correo está sujeto al acuerdo firmado. Su valor legal, en estos casos, es diferente.

¿Es obligatorio colocar el aviso de confidencialidad?

No solo no es obligatorio, sino que además en muchos casos es recomendable quitar estos avisos. En especial cuando son parte de una cadena de mails, porque se convierten en un verdadero obstáculo para la lectura. Incluso se prestan para que algunos utilicen los mismos para realizar burlas o modificar la información que contienen.

Los párrafos finales sobre la confidencialidad en el correo electrónico no tienen el poder de obligar a los destinatarios a la acción u omisión. Está claro que no tiene incidencia en las decisiones finales de los lectores. Ningún destinatario está obligado a cumplir con un acuerdo que no conoce y no convino de manera previa.

¿Cuándo es conveniente incluir el aviso de confidencialidad?

Las empresas que mantienen una relación comercial suelen firmar sus contratos de confidencialidad. En estos acuerdos privados se pactan los puntos sobre los cuales recaen las obligaciones. Bajo estas circunstancias, el envío de correos electrónicos con información confidencial contemplada en contrato, conviene colocar el aviso.

Lo ideal es que se especifique que esta información requiere de la confidencialidad pactada. Asimismo, es oportuno agregar fecha del contrato y otros detalles certifiquen la obligación. A los efectos legales y frente a algún litigio, podría servir como prueba de que se expresó con claridad que la información estaba vinculada al contrato firmado.

¿Qué sucede si el receptor utiliza el mail y no tenía aviso de confidencialidad?

El aviso de confidencialidad en el correo electrónico no tiene valor jurídico. Su existencia no infiere una obligación para los destinatarios reales o erróneos. Por lo tanto, la ausencia del aviso en el mail tampoco tendrá injerencia en un litigio.

Si una persona comete un delito con la divulgación de información u otro acto vinculado al correo que recibió, tendrá su sanción correspondiente. El ordenamiento jurídico vigente regula la protección de datos. Es decir, que tampoco los destinatarios pueden hacer lo que quieran con los mails, sino que deben estar sujetos a las leyes.

¿Qué es necesario agregar a la firma de los correos electrónicos?

Una excelente idea es agregar información relativa a las políticas de privacidad de la empresa y al uso de datos. Clientes, socios y todos aquellos que mantengan una relación con la empresa deben saber sobre el tratamiento que ésta hace de los datos.

El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 establece las obligaciones de trato y respeto de datos obtenidos de las personas. Es un marco interesante para tomar información que explique a los destinatarios de los correos electrónicos la forma en que la empresa trabaja este tema.

La Ley de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales también regula el tratamiento de la información de los clientes. Las empresas que trabajen en el marco de la ley pueden agregar una cláusula informativa de recogida de datos.

¿Qué es la cláusula para la recogida y cesión de datos?

Se trata de una cláusula por la cual se da aviso al cliente que sus datos serán recogidos. Para cumplir con las leyes es fundamental incorporar esta información a todo formulario impreso o digital que recabe información de un cliente por primera vez.

En la cláusula se incluye toda la información necesaria para la información del cliente y para cumplir con las normas vigentes:

  • Información de la empresa que recoge los datos: nombre, dirección.
  • Para qué se recogen los datos.
  • A quiénes se ceden los datos recogidos cuando corresponda y si es así, con qué finalidad.
  • Derechos de acceso, cancelación, rectificación u oposición de los clientes al tratamiento de sus datos personales.
  • Firma o consentimiento cuando sea necesario.

El hecho de acompañar la firma es un recurso más útil que permite a las empresas acceder al consentimiento de los clientes e informar sobre el tratamiento de los datos.

Otra opción es incluir un link o archivo adjunto de las políticas de privacidad de la empresa. Para la protección de el secreto industrial, siempre es importante contar con un abogado especializado. En todo caso, es recomendable quitar las frases ‘Si este correo le llegó por error’ o ‘Si usted no es el destinatario de este mail…’. Por un lado, deja en evidencia un error de la empresa y por otro, no tiene ninguna injerencia ya que no se puede obligar a nadie a abrir o leer un mensaje electrónico.

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