Las cuentas anuales de una empresa se llevan en los libros contables. Están formadas por balance, cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria han de expresar la imagen fiel del patrimonio y de los resultados de la sociedad. De formulación anual, se acompañan también de un estado de flujos de efectivo y un estado de cambios en el patrimonio neto. Dichas cuentas han de ser presentadas en el Registro Mercantil para ser inscritas y publicadas en el mismo.
Especialidades de las cuentas anuales
Las Cuentas Anuales se acompañan del informe de gestión, documento que no forma parte de las cuentas anuales, pero que explica la evolución del negocio y la situación financiera de la sociedad, así como los riesgos, incertidumbres y oportunidades que se le plantean (según el art. 262 de la Ley de Sociedades de Capital). Este informe de gestión es obligatorio para todas las sociedades, salvo las que puedan formular el balance y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados.
Cuentas anuales abreviadas
Pueden formular y presentar cuentas anuales abreviadas quienes cumplan al menos dos de los tres requisitos siguientes durante dos ejercicios consecutivos:
- Que el total de las partidas de activo de la empresa sea igual o menor a cuatro millones de euros.
- Que el importe neto de la cifra de negocios sea inferior a ocho millones de euros.
- Que el número de trabajadores contratados, de media anual, sea igual o inferior a cincuenta.
Obligación de publicidad de las cuentas anuales
El objetivo es que las cuentas sean públicas, de modo que cualquier interesado pueda acceder a ellas para informarse del estado de la situación financiera de una sociedad determinada. Además, dichas cuentas son la base de los análisis realizados por empresas especializadas en solvencia y/o crédito y caución.
Estas empresas, como cualquier interesado, permiten la comparación con las empresas de la competencia e incluso establecer rankings por sector. Corresponde a los administradores la obligación de presentación en plazo de las cuentas anuales, así como la responsabilidad de no hacerlo.
Todo ello, sin perjuicio de las sanciones que puedan ser impuestas a la sociedad como consecuencia del incumplimiento de esta obligación. Es importante tener en cuenta las obligaciones relativas a las cuentas anuales que preceden a la de la inscripción y publicación en el Registro Mercantil. En este sentido:
- Las cuentas anuales han de formularse dentro de los 3 meses siguientes al cierre del ejercicio. Por tanto, los plazos de todo el proceso varían en función del ejercicio social de la empresa. No obstante, puesto que para la mayoría de las empresas el el ejercicio social coincide con el año natural, vamos a tomar el 31 de diciembre como fecha de cierre.
- Una vez formuladas por los administradores o el órgano de administración de la sociedad, es necesario someterlas a la aprobación de la Junta general. El administrador o administradores que las firmen responden de su veracidad
- Para ello, habrá de convocarse una Junta General ordinaria para la aprobación de las cuentas anuales dentro de los 6 primeros meses del ejercicio siguiente.
Es en ese momento cuando los socios o accionistas pueden acceder a las cuentas anuales elaboradas por los administradores, bastando la solicitud de los documentos sometidos a la junta. Tales documentos han de facilitarse de forma gratuita e inmediata. Siendo posible también obtener los informes de gestión y de los auditores.
En la Junta general ordinaria pueden ocurrir dos cosas:
- Que se aprueben las cuentas anuales. En cuyo caso serán depositadas en el RM del domicilio social junto con la certificación de los acuerdos de la Junta y la aplicación del resultado del ejercicio. Tal depósito ha de realizarse por los administradores en el plazo de un mes. Hasta el 31 de julio, como regla general.
- Que no sean aprobadas. En este caso los administradores las ajustarán para someterlas de nuevo a la aprobación de la Junta. Si no son aprobadas, los administradores elaborarán otras con los ajustes oportunos, para su aprobación.
Régimen sancionador del incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas
El nuevo régimen sancionador se contiene en la Disposición adicional undécima del Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley de Auditoría de Cuentas (22/2015).
Obligados a depositar las cuentas anuales
Vaya por delante que están obligados a presentar cuentas anuales en el Registro Mercantil conforme al art. 365.3 del Reglamento del Registro Mercantil:
- Las sociedades de capital (anónima, limitada y comanditaria por acciones)
- Las sociedades de garantía recíproca
- Los fondos de pensiones,
- Las sociedades en liquidación, aunque en este caso la obligación corresponde a los liquidadores.
- Cualesquiera otros empresarios que estén legalmente obligados. En este sentido pueden mencionarse:
- Las sociedades colectivas o comanditarias cuando la totalidad de sus socios sean sociedades.
- La sociedad dominante o responsable, en caso de cuentas anuales consolidadas.
- Las sociedades extranjeras con sucursal en España.
Los demás empresarios inscritos en el Registro Mercantil no están obligados a la presentación de cuentas anuales, pero pueden solicitar el depósito de las mismas.
Por otro lado, las fundaciones están obligadas a depositarán sus cuentas anuales en el Registro de Fundaciones, de acuerdo con su legislación específica. Debiendo formular en su caso, cuentas anuales consolidadas.
Multas por falta de depósito de cuentas
Las multas se establecen sobre la base del artículo 283 LSC, a tenor del cual, el incumplimiento dará lugar a la imposición de una multa de entre 1200 y 60000. El párrafo 2º del art. 283.1 eleva el límite a 300000 por año cuando el grupo tenga un volumen de facturación que exceda los 6 millones de euros. Pero, se impondrá en grado mínimo si el depósito se produce antes del inicio del procedimiento sancionador. (283.3 LSC).
Además la DA 11ª del RD 2/2021 establece criterios para determinar el importe de la sanción dentro de los anteriores límites.
- Si se aporta la declaración tributaria, la sanción será:
- 1.- el 0,5%0 del activo + 0,5%0 de la cifra de ventas incluida en la misma, siempre que no exceda del 2% del capital social.
- 2.- Si excede del 2% del capital social, la sanción será igual al 90% del capital social.
- Si no se aporta declaración tributaria, la sanción será el 2% del capital social que figure en el RM.
Como novedad pueden proponer sanciones tanto el ICAC como los Registradores Mercantiles. Conforme al art. 283.4, el incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas prescribe a los 3 años.
Otras consecuencias del incumplimiento del depósito de cuentas
Junto a las multas existen otras 3 consecuencias importantes:
- El cierre provisional de la hoja registral.
- Los efectos sobre el crédito, y
- La Responsabilidad del administrador.
Cierre provisional de la hoja registral
Actualmente se procede al cierre provisional de la hoja registral desde el momento del incumplimiento, por lo que la sociedad no podrá inscribir en el Registro Mercantil ningún documento. Se establecen como excepciones a tenor del art. 378.1 RRM, el nombramiento de liquidadores, la disolución de la sociedad, el cese o dimisión de administradores, gerentes y similares, la revocación o renuncia de poderes, y lo que ordene la autoridad judicial.
Efectos sobre el crédito
La falta de depósito de cuentas influye negativamente en:
- Los informes de solvencia por falta de información.
- En las posibilidades de aseguramiento de los créditos (crédito y caución).
- En la concesión de créditos por parte de las entidades financieras.
Responsabilidad del administrador
Tanto frente a la sociedad y los socios, al actuar sin la diligencia de un ordenado empresario será responsable de los posibles daños que deriven de la misma; como en caso de insolvencia de la sociedad.
En este segundo caso, la falta de la diligencia debida puede determinar que sea responsable de las deudas de la sociedad. En este sentido, el incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas en alguno de los 3 años anteriores al concurso determina que éste sea considerado culpable.
Se trata de una materia en la que se trata de clarificar cuales son las empresas operativas y cuales no a efectos de dirigir más efectivamente los esfuerzos de la inspección de la AEAT, por lo que resulta esencial ser conocedores de los riesgos del retraso en la inscripción y publicación de las cuentas anuales y de sus consecuencias. Opta por la ayuda de Abogados especialistas en Mercantil o Abogados especialistas en Empresas para guiarte antes de que te surja algún problema con las cuentas anuales. También pueden ayudarte a resolver la situación tras el incumplimiento.
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