Cómo superar una inspección de trabajo con éxito

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es el organismo encargado de controlar el cumplimiento de la normativa laboral. Actúa por medio de sus inspectores y subinspectores, y tiene potestades de investigación y sanción, entre otras. Por eso, enfrentarse a una inspección de trabajo puede ser un mal trago para muchos empresarios.

Pero no temas, si cumples la normativa o tus incumplimientos son de escasa gravedad podrás superar la inspección de trabajo con éxito. Te contamos en qué consiste este procedimiento y cómo afrontarlo.

¿En qué consiste una inspección de trabajo?

El sistema de la ITSS viene regulado en la Ley 23/2015. Esta lo define como un servicio público encargado de vigilar el cumplimiento de las normas del orden social, que son las relativas a:

• Relaciones laborales.
• Economía irregular y fraude.
• Higiene en el trabajo y prevención de riesgos laborales (PRL).
• Seguridad Social y protección social.
• Empleo y colocación.
• Protección por desempleo.
• Formación profesional.
• Movimientos migratorios.
• Discriminación e igualdad de trato y oportunidades.
• Economía social.

Para realizar esta vigilancia, la ITSS puede desplegar sus potestades de investigación. A esta investigación es a la que se denomina como inspección de trabajo. Por tanto, la inspección de trabajo es el conjunto de actuaciones tendentes a comprobar el cumplimiento de la normativa social.

Pueden ser objeto de inspección tanto las empresas como los autónomos y los trabajadores. Si en el curso de sus actuaciones la ITSS determinara que se ha incumplido la normativa social, desplegará sus facultades sancionadoras. Este organismo también ostenta funciones de asesoramiento y mediación, aunque no son las que analizamos en este artículo.

¿Cómo se inicia la inspección de trabajo?

Este aspecto, lejos de ser un mero elemento burocrático, es de gran relevancia a efectos de superar la inspección de trabajo con éxito. La ITSS actúa de oficio, como consecuencia de:

• La orden de un superior. Las motivaciones del superior pueden ser tan variadas como las causas de actuación a las que aquí nos referimos. El fin perseguido determinará el contenido de la inspección y el sentido de la resolución.
• Una orden de servicio derivada de planes o programas. Los planes y programas generales de actuación tienen por objetivo garantizar la cohesión de las actuaciones de la ITSS. A fin de cuentas, las actuaciones se realizan por cada Dirección Provincial. De modo que cada programa determina un número de órdenes de servicio a cumplimentar por los funcionarios de cada Comunidad Autónoma.
• La petición razonada de otros órganos. La ITSS colabora con otros organismos, como el SPEE, la AEAT o el INSS. Esta colaboración se realiza por medio de planes y programas, que determinan la necesidad de informar sobre aspectos concretos de un procedimiento determinado. Así, por ejemplo, siempre que se solicite una prestación al SPEE o análogo autonómico y este sospeche que puede concurrir una cotización fraudulenta para obtener la prestación, notificará la circunstancia a la ITSS para que realice las comprobaciones pertinentes.
• Denuncia. La denuncia puede ser presentada por cualquier persona, ya que la inspección de trabajo tiene carácter público. Esto implica que el denunciante no será (generalmente) parte interesada del procedimiento, ni siquiera aunque fuera empleado del denunciado. Es importante reseñar que las denuncias no pueden ser anónimas, salvo que se presenten a través del buzón contra el fraude laboral.
• Iniciativa propia. En ocasiones los inspectores y subinspectores realizan actuaciones por iniciativa propia. Sin embargo esta es la forma menos frecuente de iniciar una inspección de trabajo.

Qué cosas va a tener en cuenta el inspector

Los aspectos que tendrá en cuenta el inspector o subinspector van a depender fundamentalmente de la forma de iniciación del procedimiento. Por eso le hemos dedicado unas líneas a este elemento.

En general, podemos señalar que el actuante verificará que se cumple la normativa del orden social. Esto pone en juego todo un código de de leyes y reglamentos, pues cubren todos los campos que hemos señalado en el primer apartado.

Sin embargo, la normativa que se emplea en todo procedimiento es:

• La ya mencionada Ley Ordenadora del Sistema de la ITSS. Esta norma regula los principios del procedimiento de inspección, así como el desarrollo del mismo.
• La Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Esta norma determinará la sanción correspondiente a las infracciones detectadas.

Fuera de estos factores generales, el actuante se ceñirá al objeto que promueva la inspección de trabajo. Analicemos las posibilidades conforme a las formas de iniciación del procedimiento.

Orden superior

El inspector o subinspector deberá seguir las instrucciones del superior. Por tanto, esta forma de iniciar la inspección de trabajo es la más abierta, pues los factores a comprobar dependerán de las intenciones del ordenante.

Orden de servicio derivada de planes o programas

Los planes o programas cubren una serie de objetivos que el actuante debe cumplir. Por ejemplo, hay campañas centradas en locales de ocio nocturno o en trabajos agrarios. En estas campañas se comprobarían, respectivamente, elementos como las jornadas de trabajo de los empleados, las altas en la seguridad social, el adecuado abono de salarios o el cumplimiento de normas de extranjería.

En consecuencia, cuando la inspección de trabajo responde a una de estas órdenes de servicio tiene unos objetivos tasados. Por ejemplo, no se comprobará si tienes los papeles de todos tus empleados en regla si el objeto de la campaña es verificar que cumples con la normativa de prevención de riesgos laborales.

Petición razonada de otros órganos

En este caso, el objeto de la inspección de trabajo es todavía más concreto. Como hemos señalado, la petición razonada de otros órganos persigue que estos verifiquen el cumplimiento de ciertos elementos de la normativa social.

Así, es frecuente que el SPEE solicite actuaciones de comprobación cuando se solicita una prestación y se sospecha connivencia para el acceso a la misma. O que la Tesorería General de la Seguridad Social, al dar de alta de oficio a un trabajador, pida a la ITSS que verifique si hay más empleados en situación irregular.

En definitiva, este tipo de actuaciones son las más previsibles y también las más limitadas.

Denuncia

La denuncia es el modo que tiene el particular de iniciar este procedimiento de comprobación. En consecuencia, la amplitud del objeto de este tipo de inspección de trabajo dependerá de los elementos alegados y demostrados por el denunciante.

Generalmente, quienes promueven las denuncias son los propios trabajadores (o ex empleados) y la competencia. En el primer caso, la particular posición del denunciante en la estructura empresarial suele conllevar actuaciones más contundentes, ya que es fácil que aporte documentación sensible. El segundo caso no suele ser preocupante, ya que tienden a hacerse alegaciones infundadas por si se acierta con alguna.

Iniciativa propia

De nuevo, la inspección de trabajo por iniciativa propia tiene un campo de actuación muy amplio. Y es que el actuante puede perseguir cualquier infracción del orden social.

Sin embargo, la carga de trabajo de los inspectores y subinspectores imposibilita prácticamente que actúen a la ligera. Así, lo más normal es que esta vía se emplee cuando en el marco de una comprobación el actuante detecte una infracción que no tiene que ver con las actuaciones.

Por ejemplo, podría pasar que una visita en el marco de una campaña contra la discriminación o el acoso laboral el inspector vea unas escaleras mal señalizadas o EPIs en mal estado. En este caso podría decidir iniciar actuaciones de comprobación de la normativa de prevención de riesgos laborales.

Cómo actuar frente a la inspección de trabajo

Durante la inspección de trabajo el actuante tiene carácter de autoridad. Esto te obligará a colaborar con él y le permitirá hacer uso de ciertas potestades como:

• Entrar libremente y sin previo aviso en tus locales, establecimientos o centros de trabajo.
• Practicar exámenes o diligencias de investigación.
• Requerir información y realizar entrevistas o interrogatorios.
• Examinar documentación empresarial.
• Exigir comparecencias o compañía durante su visita.
• Adoptar medidas cautelares.

La falta de colaboración es susceptible de una sanción independiente por obstrucción u ocultación. De modo que en general no es recomendable entorpecer las actuaciones.

Resulta recomendable informarse del motivo de la inspección. Como hemos señalado, las actuaciones son finalistas y persiguen un objetivo concreto. Por tanto, conocer qué busca el inspector o subinspector puede ayudarte a no revelar más información de la debida.

El deber de colaboración no te obliga en ningún caso a autoinculparte. Esto colisionaría con la presunción de inocencia. Por tanto, no deberías obstaculizar la inspección, pero tampoco ofrecer más información de la debida.

Por supuesto, asistirte por un abogado laboralista es clave en estas ocasiones. Te ayudará a determinar dónde termina tu deber de colaboración y podrá entenderse directamente con el actuante.

Además puede ayudarte a evitar o reducir sanciones. Por ejemplo, el objetivo de determinadas campañas puede ser regularizar la situación de los trabajadores. En consecuencia, el actuante puede tener instrucciones de no sancionar siempre que se produzca la regularización pretendida (conversión a contratos indefinidos, cotización de descubiertos, formalización de altas…).

Qué hacer si en la inspección de trabajo se desvelan infracciones

A la vista de lo señalado, ante estas actuaciones debes tener en mente que:

• La inspección es finalista: persigue la comprobación de que cumples un sector del ordenamiento social. Aunque la ley no impide al inspector hacer comprobaciones generales, sería materialmente imposible que no se ciñeran a materias concretas.
• La colaboración es un deber con una determinada extensión. Por tanto, no puedes obstaculizar la inspección de trabajo pero tampoco debes autoinculparte.

En definitiva, si la inspección desvela infracciones podrá sancionarlas. Por supuesto, siempre tendrás la posibilidad de tratar de evitarlas o amortiguarlas colaborando en su regularización.

Pero si lo que desvela son indicios de infracción deberías poner en orden la situación antes de ser requerido. Te ofrezco un par de ejemplos:

• El inspector gira un requerimiento, pidiéndote los contratos y nóminas de tus trabajadores para comprobar que has aplicado la modalidad contractual correspondiente. Al reunir la documentación te das cuenta de que no has aplicado las ayudas a formación profesional a su destino. En principio, el inspector no debería comprobar el cumplimiento de la normativa de formación, pero nada le impide hacerlo. Además, puede actuar por iniciativa propia o informar al superior para que este ordene una comprobación. Por tanto, no deberías entregar la documentación que manifieste esta infracción salvo que te sea requerida. Y aun en este caso, deberías regularizar la situación antes de que el inspector la detecte, para evitar la sanción.
• En el transcurso de una visita para comprobar el cumplimiento de las normas de extranjería, el subinspector fija su atención en unos arneses en mal estado. De nuevo, podría requerirte para que demuestres que cumples la normativa de PRL. Pero aunque no lo haga deberías reemplazar los EPIs, porque es de esperar que informe al superior para que ordene actuaciones en este sentido.

¿Cuánto tarda la inspección de trabajo en emitir una resolución?

Aunque la ITSS es muy efectiva, generalmente es lenta en sus actuaciones. Cabe señalar que el tiempo en que se desarrolla una inspección de trabajo depende de muchos factores, pero los más importantes son:

• La carga de trabajo del actuante.
• Y la urgencia de la tramitación.

Si el procedimiento se inicia mediante denuncia es muy importante señalar y justificar su carácter urgente. De otro modo podría perderse entre otros expedientes, retrasándose las actuaciones.

En cualquier caso, sí existen unos plazos que deben (y suelen) respetarse.

Duración de las actuaciones

Las ITSS dispone de un plazo de nueve meses para concluir sus actuaciones comprobatorias. Sin embargo, este plazo tiene trampa.

Por un lado, puede ampliarse por retrasos imputables al sujeto de la inspección o cuando concurran ciertas condiciones:

• Especial complejidad del caso.
• Ocultación u obstrucción.
• Necesidad de cooperación internacional.

En estos casos se podrán prorrogar las actuaciones por un período adicional de nueve meses.

Y, por otro lado, el cómputo de este plazo comienza a correr en el momento en que el inspector o subinspector inicie sus actuaciones. Dicho de otro modo, mientras el actuante no toque el expediente no correrá el plazo para resolverlo, pudiendo dilatarse la resolución durante meses.

Caducidad de los procedimientos y prescripción de responsabilidades

La interrupción de las actuaciones inspectoras puede producir la caducidad del procedimiento. Para ello debe dilatarse por un período superior a cinco meses y, además:

• No ser imputables al sujeto de la inspección.
• Ni deberse a pendencia judicial.

Respecto a los plazos de prescripción, dependen de la norma social cuyo cumplimiento se esté controlando. Esto provoca una gran disparidad de plazos. Sin embargo, la LISOS sí regula unos plazos de prescripción generales.

Así, los plazos de prescripción de las infracciones sociales son:

• Tres años como plazo general.
• Cuatro años en materia de Seguridad Social.
• En materia de PRL: un año si son infracciones leves, tres si son graves y cinco si son muy graves.
• En materia de sociedades cooperativas: tres meses si son leves, seis meses si son graves y un año si son muy graves.

Los efectos accesorios a las sanciones también se regirán por su normativa específica. Por ejemplo, si de las actuaciones derivara el alta de oficio del trabajador en la Seguridad Social habrá que pagar las cotizaciones debidas, con sus recargos e intereses.

Sin embargo, el artículo 24 de la Ley General de la Seguridad Social determina que el derecho de la Administración para determinar este tipo de deudas prescribe en cuatro años. Por tanto no se podrá exigir la cotización más allá de estos cuatro años, pues tales cuotas habrán prescrito.

Ahora que ya sabes cómo funciona una inspección de trabajo tienes herramientas para superarla con éxito. Sin embargo, la asistencia de un laboralista te será de gran ayuda. Especialmente si se te imputa alguna infracción o tienes alguna situación pendiente de regularización.