Los archivos o documentos que recogen la información financiera de una empresa reciben la denominación de libros contables. El Código de Comercio dedica su Libro Primero a “Los comerciantes y el comercio en general”. Tras referirse a los comerciantes, a los actos de comercio y al Registro Mercantil, dedica su Título Tercero a la contabilidad de los empresarios, tratando tanto los libros contables de los empresarios, como las cuentas anuales y su presentación en el caso de grupos de sociedades.
¿Qué son los libros contables y para qué sirven?
Los empresarios han de llevar, bien directamente, bien por personas debidamente autorizadas, la contabilidad de forma ordenada y adecuada a la actividad. El objetivo es que la contabilidad permita un seguimiento cronológico de todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa – aunque también cabe la anotación conjunta de totales, que no han de superar el trimestre, y deberán aparecer desglosados en otros libros o registros-, que se reflejan en el libro diario.
Asimismo se requiere la realización periódica de balances e inventarios, que se refleja en el libro de inventarios y cuentas anuales. Éste y el libro diario constituyen los dos libros contables de carácter obligatorio.
En el libro de inventarios y cuentas anuales habrán de hacerse constar el balance inicial y el de cierre de cada ejercicio. Así como los de comprobación o sumas y saldos, al menos con carácter trimestral. También han de reflejarse las cuentas anuales, que se componen del balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la Memoria. Además, habrán de incluirse un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto y otro que refleje los flujos de efectivo durante el ejercicio.
¿Para qué empresas o autónomos son obligatorios los libros contables?
A los efectos de determinar cuáles son los libros contables obligatorios para empresas y autónomos no sólo ha de tenerse en cuenta la normativa mercantil (Código de Comercio, Plan general de contabilidad…), sino también la normativa fiscal (Ley reguladora del Impuesto de Sociedades, Ley reguladora del IRPF y Ley del IVA).
En este sentido, corresponde llevar la contabilidad, y, por tanto, los libros contables, así como legalizarlos, a las empresas que gocen de personalidad jurídica, como ocurre con las sociedades mercantiles u otro tipo de entidades afines. Se excluyen de tales obligaciones las actividades empresariales que no se consideran mercantiles, como las agrícolas, ganaderas o artesanales.
En el caso de las personas físicas, autónomos, la concreción de las obligaciones contables va a depender del régimen fiscal al que se adscriban (por ejemplo, estimación directa o por módulos). De este modo, no tienen obligación de llevar los libros contables, ni los autónomos que se encuentran en el régimen de módulos, ni aquellos que estén en el régimen de estimación directa simplificada –qué es el más frecuente y suele atribuirse por defecto en caso de optar por la estimación directa-.
Los autónomos, personas físicas, que se encuentren adscritos al régimen de estimación directa normal, aunque han de llevar contabilidad, y por tanto, los libros contables, no están obligados a legalizarlos.
Junto a los libros contables existe obligación de llevar libros por razones fiscales, como es el caso de empresas o autónomos sujetos al IVA. En este punto conviene hacer referencia al libro de facturas emitidas (pudiendo también ser necesario en el IRPF o en la declaración de la renta para autónomos, en el caso de regímenes especiales en los que se practican al autónomo retenciones por sus servicios), al libro de facturas recibidas (que también sirve para justificar deducciones aplicadas en el IRPF), al libro de bienes de inversión (que permite también justificar amortizaciones en el IRPF) y al libro de operaciones intracomunitarias, cuando sea pertinente.
La legalización de los libros contables
Se entiende por legalización de los libros contables el depósito de los libros contables obligatorios en el Registro Mercantil del lugar donde la empresa tenga su domicilio. Tal legalización será válida aunque la empresa cambie de domicilio con posterioridad.
Otros libros susceptibles de legalización son los libros de actas y los libros de registro de socios y acciones nominativas.
Es importante tener en cuenta que, a pesar de lo dispuesto al artículo 27 del Código de Comercio, para los ejercicios posteriores al 29 de septiembre de 2013 no será posible la legalización de libros contables en papel –ya sea en blanco para su posterior utilización, ya se trate de libros formados por hojas móviles- u otro soporte no presentado por vía telemática. Pues, desde la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, los empresarios deben cumplimentar los libros contables en soporte electrónico y legalizarlos obligatoriamente por vía telemática.
De los grupos anteriormente mencionados, sólo las sociedades mercantiles u otras entidades mercantiles con personalidad jurídica, están obligadas a la legalización de los libros contables.
Fecha máxima de presentación
En la actualidad la fecha máxima de presentación de los libros contables para su legalización en el Registro Mercantil competente. una vez cumplimentados, es dentro de los 4 meses siguientes a la finalización del ejercicio. Puesto que la mayoría las empresas finaliza el ejercicio económico el 31 de diciembre, la fecha máxima para la presentación de los libros contables para su legalización es hasta el 30 de abril.
El caso de las cuentas anuales, la fecha máxima de presentación en el Registro Mercantil es en el plazo de un mes desde la aprobación por la asamblea de socios. Ésta a su vez debe tener lugar dentro de los 6 primeros meses del año. Su depósito debe realizarse también por vía telemática y de acuerdo con el modelo normalizado que corresponda.
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