El Consejo de Administración de una empresa familiar debe tener un Secretario que puede ser Consejero o no Consejero. El Secretario del Consejo facilita el desarrollo de las sesiones del mismo prestando a los Consejeros el asesoramiento y la información necesarios, Por ello, su labor puede ser clave para el órgano de administración de una empresa familiar, ya se trate de una sociedad anónima, o de una sociedad limitada. Además, se encarga de conservar la documentación, de velar por la legalidad y de elaborar las actas (art. 250 LSC), dando fe (art. 109 RRM), dejando además constancia en los libros de actas.
La administración de la empresa familiar
La empresa es una institución formada por diferentes tipos de recursos que tiende al crecimiento patrimonial y cuya finalidad es obtener beneficios para sus accionistas y empleados. Llevar adelante una empresa requiere capacidad de dirección y esa capacidad constituye una profesión. Por ello, no tendría porqué haber diferencias entre una empresa familiar y otra constituida por diversos socios.
El desafío es lograr la productividad deseada, por lo que la empresa familiar debe regirse por los profesionales más eficientes, que pueden o no ser parte de la familia. Lo característico de las empresas familiares es la existencia de una primera generación, la del el fundador y su equipo, que centra todos sus esfuerzos en dar forma a la idea o proyecto inicial.
Son tiempos heroicos en que pueden enfrentarse con el todo o nada para lograr la sinergia y la masa crítica necesaria. No obstante, de ese momento de trabajo duro se pasa a una empresa consolidada. Esto ocurre a partir de la segunda generación, en que la empresa alcanza cierta prosperidad.
Es en ese momento cuando pueden aparecer diferencias o conflictos en el seno de la familia con base o no en la historia familiar. Y es a partir de ese mismo momento cuando resulta esencial potenciar la profesionalización de la empresa. Todo ello, con independencia de que estén representados en la misma los distintos intereses de los socios familiares.
¿Qué miembros de la familia realizan labores de gestión?
Un consejo de administración resulta útil en el momento en que una empresa se hace compleja. Cuando existe un negocio de pequeñas dimensiones, basta un emprendedor en solitario o un emprendedor con su grupo de colaboradores. Esto último se traduce en un administrador único y, en su caso, un comité de dirección.
El solapamiento entre propietario (orientado al largo plazo) y gerente (que tiende a ser más eficaz) permite generar ventajas derivadas de la racionalización. No obstante, la empresa familiar en su conjunto puede beneficiarse también de mecanismos de supervisión eficaces.
El liderazgo en una empresa familiar es particularmente importante. Por ello, cuando se pasa de una generación a otra es posible que nadie de la familia esté cualificado para hacerse cargo. En estos casos, se hace necesario profesionalizar la empresa familiar.
Una buena elección es la de contratar a directivos o consejeros profesionales, sin perjuicio de que el Consejo de Administración represente también los intereses de la familia, que son en este caso los accionistas o socios. En cualquier caso, debe minimizarse la existencia de información asimétrica entre los directivos (mientras sean miembros de la familia) y el órgano de administración o gestión.
Administradores y secretario del Consejo
Cuando se crea una nueva sociedad, una de las decisiones más importantes a adoptar es cómo va a organizarse la administración de la misma, aunque los estatutos puedan permitir la adopción de órganos de administración distintos.
En el caso de sociedades capitalistas, la gestión y representación puede corresponder a un administrador único, varios administradores o un consejo de administración. Los administradores deben siempre actuar según el principio de buena fe.
En el caso de que se opte por varios administradores, estos pueden ser mancomunados o solidarios. En el primer caso, los administradores han de actuar conjuntamente para que sus actuaciones produzcan efectos para la sociedad. En el segundo, la actuación de cada administrador por separado produce plenos efectos jurídicos.
El consejo de administración, que debe tener un mínimo de tres miembros, está formado por un Presidente, el resto de los consejeros (vocales) y el Secretario del Consejo de Administración (al que nos referimos en el apartado siguiente). En caso de que se opte por este órgano de administración, el poder de representación corresponde al Consejo colegiadamente.
La importancia del Secretario del Consejo de Administración
A pesar de que el Secretario del Consejo de Administración es una figura no muy desarrollada en la legislación española (LSC, Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de Julio, que aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital; y RRM, Reglamento del Registro Mercantil), su labor resulta esencial en el día a día de la empresa familiar. Realiza tanto funciones de carácter documental, como asistencial y de fe social.
Dicho lo anterior, conviene matizar que la intervención de dicho Secretario habrá de ajustarse al alcance de las funciones para las que se le nombra, pues junto a las labores de mera secretaría el secretario puede prestar verdadero asesoramiento jurídico. También su aportación depende del conocimiento que tenga de su cliente, lo que hace su labor especialmente significativa en el caso de la empresa familiar.
Lista de funciones del Secretario:
Según todo lo que hemos visto, el Secretario:
- Vela por la legalidad formal y material de las actuaciones del Consejo (asiste al Presidente y Consejeros), estando presente en los debates.
- Su intervención en la Junta o Asamblea y en el Consejo resulta especialmente relevante cuando surge cualquier cuestión que tenga connotaciones jurídicas cuyo alcance pueda ser desconocido por los Consejeros, lo cual es algo cotidiano en la vida de la sociedad.
- Informa sobre amenazas ocultas, además de velar porque las sesiones o reuniones se desarrollen armónicamente mediando entre los distintos intereses de los accionistas o socios de la empresa.
- Tiene junto con el Presidente, al que asiste en la preparación de las reuniones y asesora sobre los derechos de consejeros y socios, la capacidad de convocar Juntas o Consejos.
- También le corresponde confeccionar y firmar los documentos necesarios para la vida social, desde cartas de aceptación o dimisión a anuncios de convocatorias.
- Ostenta la facultad de elevación a públicos los acuerdos sociales u orientar al Consejo de Administración sobre que debe figurar en el acta y que no.
- También toma razón de las cargas, gravámenes, embargos o pignoraciones sobre las acciones o participaciones sociales, o la venta de las mismas.
- Interpreta en todo caso los acuerdos relativos a las transacciones.
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