El expediente adminstrativo y su importancia | Iuris NOW

El concepto de expediente administrativo, fases y documentos que lo componen

By Paco Magar | Artículos para clientes

Sep 27

Los procedimientos administrativos son fundamentales dentro de la administración pública y la vida ciudadana. Recordemos que estos se constituyen en causas formales para la actuación administrativa destinada a un fin determinado. En este sentido, un elemento fundamental para su inicio, trámite y posterior resolución es el expediente administrativo.

El expediente contiene el fundamento, contenido y las razones para generar una resolución administrativa en función a su causa. De ahí que sea un elemento tan vital en el desarrollo del procedimiento administrativo. Un buen ejemplo es el expediente sancionador, muy utilizado en nuestro sistema normativo.

De hecho, su composición está suficientemente regulada en las leyes españolas. En ellas se detalla todo lo que debe tener este expediente y también como no. A continuación, conoceremos un poco más sobre el concepto, contenido y plazos del expediente administrativo.

¿Qué se entiende por expediente administrativo?

Durante muchos años no existió en las leyes españolas un concepto definido de lo que es el expediente administrativo. Pero esto cambio a partir de la conocida Ley 30/1992. En ella se definía al expediente administrativo como un conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa. Esto aparece en el artículo 70 de dicha compilación normativa.

En la actualidad, se sigue utilizando este concepto para entender lo que son los expedientes administrativos. De hecho, este aparece ratificado en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Realmente ya en esta última ley, queda especificado incluso aquello que no debe formar parte de este elemento jurídico. Los anexos que sirvan de apoyo o con fines auxiliares no deben formar parte de este conjunto de documentos. Es el caso de ficheros, bases de datos, notas, opiniones, resúmenes, entre otros.

Según la ley vigente, los expedientes deberán realizarse en formato electrónico, con con un índice numerado al remitirse. Contendrán todos los documentos anexados que justifican su causa y una copia electrónica de la resolución emitida. Todos estos requerimientos definen su contenido.

¿Qué ley regula el procedimiento administrativo?

La ley que regula el proceso administrativo es la misma que nos explica que son los expedientes administrativos. Nos referimos a la 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Es en este articulado que encontramos como debe ser su tramitación y las especificaciones del proceso sancionador. Allí también se aborda la cuestión de la responsabilidad patrimonial.

Otro punto que se define en la ley 39/2015, es el de los interesados de los procedimientos administrativos. Estos son los grupos de afectados, las uniones sin personalidad jurídica y los patrimonios independientes. Por supuesto, todos ellos tienen capacidad de obrar a partir de su inicio y tramite.

La representación de los interesados puede acreditarse a partir de medios electrónicos. En realidad, lo más novedoso de esta ley es la incorporación de este tipo de recursos en las diversas partes del proceso. Por ello, se implementa un Registro Electrónico General de Apoderamientos en cada administración territorial.

Fases imprescindibles en un expediente administrativo

La iniciación del proceso forma parte del expediente administrativo. Existen varias formas de emprender la fase de inicio según cada caso. Puede ser por iniciativa propia de los interesados o por denuncia. Dentro de la administración pública, el procedimiento también puede iniciarse como consecuencia de órgano superior y por petición razonada de otros órganos.

A continuación, vendría la fase de instrucción. Aquí entran los actos realizados por la administración para determinar y conocer los hechos. La petición de informes suele ser vitan a este nivel, así como la información pública. El concepto de información pública implica que cualquier persona puede verificar el expediente y fundamentar alegaciones en torno al mismo.

La fase de finalización del expediente administrativo también es fundamental y culmina con una resolución administrativa. Claro que las personas pueden renunciar al procedimiento e incluso producirse la caducidad del mismo. También es factible que la administración pública llegue a un acuerdo con los interesados. Lo cierto es que siempre debe quedar la causa conclusa de alguna de las formas antes mencionadas.

¿Qué hacer ante un expediente administrativo incompleto?

La omisión de tramites puede determinan la nulidad de un procedimiento administrativo solicitado. No obstante, no ocurre igual cuando faltan documentos o el expediente está incompleto. En esos casos, el compilado puede completarse con una solicitud de complemento.

De esta forma, se abre la posibilidad de añadir aquello que falte hasta que el expediente administrativo se haya completado. Esta posibilidad es realmente valiosa para que la parte demandante formalice su demanda, o la demandada su contestación. Como se puede ver, todo el proceso es muy sólido y contempla múltiples escenarios.

Todo lo que necesitamos saber está en la Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Allí se explican todos los procesos, requerimientos y casos especiales. El articulado es bastante explicito, claro y conciso, cubriendo todas las necesidades de los interesados.

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Redactor Freelance y Escritor. Licenciado en Derecho, Master en empresas, inversiones y finanzas. Técnico especializado en Marketing. Titulado en Nutrición.