Retención mínima en la nómina de un trabajador

La retención mínima en la nómica de un trabajador es un impuesto personal que las empresas tienen obligación de aplicar. Reconocida como retención a cuenta del IRPF, es un adelanto mensual que se realiza a la Administración, sobre el importe total que corresponderá pagar en la declaración de la renta.

Para realizar el cálculo del porcentaje se consideran diferentes factores personales, que se consideran como ‘deducciones’ que disminuyen la cuantía a pagar a la Hacienda. Por tal motivo es importante mantener los datos actualizados. Es determinante tener en cuenta el grupo familiar, si existen menores de edad o personas con discapacidad a cargo, etc.

La retención mínima en la nómina de un trabajador es progresiva. Esto significa que, a mayores ingresos, más elevado será el porcentaje a pagar. En el momento de realizar la declaración de la renta, se comprobará si lo declarado a efectos del IRPF concuerda con los datos presentados de forma trimestral.

  • Si se pagó de menos corresponde pagar el saldo restante.
  • Si se retuvo demás, cuando se realice la declaración de rentas figurará a devolver.

El porcentaje de la retención

El porcentaje de retención más bajo que una empresa puede aplicar en la nómina y sus complementos es de 2%. Esta retención se limita a circunstancias particulares de contratación, como son:

  • Contratos temporales o de duración inferior a un año.
  • Convenios con becarios.
  • Contratos de prácticas.

La Agencia Tributaria establece los tramos de retenciones a la nómina, a los que la empresa debe ajustarse.

TRAMO IRPFTRAMO IMPOSITIVO
Hasta 12.450 euros19%
12.450 a 20.200 euros24%
20.200 a 35.200 euros30%
35.200 a 60.000 euros37%
60.000 euros en adelante45%

Sin embargo, es posible que el trabajador le solicite al empresario que le realice una mayor retención. En especial, cuando prevé que no será suficiente para cubrir la declaración de rentas y no desea llevarse una sorpresa.

Un supuesto en el que se recomienda este aumento en la retención es cuando se ha cambiado de trabajo.  Si la persona cambió de trabajo durante el año, cada empresa retiene por el salario percibido allí. No se consideran los ingresos salariales de la otra compañía. Por ello, las retenciones serán menores y probablemente en la declaración de renta sea a pagar.

¿Qué es el modelo 145?

El modelo 145 es un documento en el que se comunica los datos personales y familiares a la empresa. Las retenciones se realizan en base a la información que figure en el modelo 145. De ahí deriva su importancia y su vínculo con la declaración renta. Si no está actualizado, habrá diferencias con saldo negativo para el trabajador y será su responsabilidad.

Cada nuevo año fiscal se debe completar el modelo 145 y presentar a los empleadores. Asimismo, en cualquier momento que las circunstancias del empleado se modifiquen, es necesario completar el formulario con la nueva información.  

Las modificaciones más frecuentes que impactan en la Retención Mínima de la nómina son:

  • Paternidad, las cargas impositivas disminuyen cuando se posee hijos.
  • Familia numerosa, si durante el año el trabajador pasa a constituir una familia numerosa también impacta en el IRPF.
  • Familiar a cargo, el trabajador pasa a ser el responsable de un familiar mayor de 65 años o de una persona con discapacidad.

Datos para rellenar el modelo 145

Los datos necesarios para completar el formulario 145 son:

  • Datos personales y situación especial que pueda incurrir en una deducción.
  • Situación familiar: de diferencian tres grupos en el modelo 145:
  • Solteros, divorciados, viudos con hijos menores o discapacitados.
  • Personas casadas con hijos y personas casadas cuyo cónyuge percibe rentas que superan los 1.500 euros.
  • El resto de situaciones de los contribuyentes que no puedan clasificarse en los grupos anteriores.
  • Hijos y descendientes: existencia de hijos mayores de 18 y hasta 25 años que no perciban salarios superiores a los 800 euros.
  • Mayores de 65 a cargo o menores con discapacidad: afectan a las retenciones siempre que sean convivientes con el trabajador.
  • Pagos de vivienda: ya sea para la adquisición o reforma anterior al año 2013.
  • Pensiones compensatorias: las derivadas de una orden judicial para pago de alimentos o compensación a cónyuge.

El certificado de retenciones

El certificado de retenciones es un documento que acredita el valor que se pagado en concepto de retenciones de IRPF mediante las facturas a clientes. Mediante esta prueba documental, se demuestra el cumplimiento de la obligación por parte de profesionales y empresas.

La emisión del certificado de retenciones es de carácter obligatorio. La parte que ha realizado las retenciones debe expedir al contribuyente el documento acreditativo. Corresponde entregar el certificado origina, sellado y firmado por quien lo otorga. A quien no presenta el certificado de retenciones en su declaración de rentas le corresponde una multa como sanción.

El contenido del certificado

En el certificado de retenciones se expresa el IRPF que se retuvo durante el año en consulta. Y además, hay otros datos interesantes:

  • Las rentas íntegras de trabajo.
  • Las retenciones que se realizan sobre las prestaciones.
  • Cuantía correspondiente a gastos deducibles fiscales.
  • El Importe retenido por alimentos.
  • Monto al que alcanzan las retenciones por rentas irregulares.
  • Atrasos: cuando se abonan cantidades que corresponden al ejercicio anterior.
  • Rentas exentas.
  • Reintegros otorgados por la Seguridad Social.

Retención en contratos temporales 

La normativa vigente establece que no será obligatoria la retención cuando la percepción máxima anual no supera los 12.000 euros. Por lo tanto, el primer factor a observar es la cuantía anual percibidas.

Asimismo, se establecen porcentajes mínimos de retención para contratos temporales:

  • 2% cuando las relaciones de trabajo son inferiores a un año.
  • 15% es el mínimo en relaciones especiales con carácter de dependencia.

Para los trabajadores manuales que mantienen una relación esporádica con el empleador y reciben retribuciones diarias, existe un cálculo especial. En el momento de determinar el importe total de retribuciones de trabajo se debe hacer la siguiente operación:

  • Importe diario de jornal x 100

El resultado es el determinante para establecer el porcentaje de retención, en caso de corresponder. Si la diferencia entre la base para el cálculo de retenciones y el mínimo familiar es negativa, el tipo de retención será cero.

En contratos temporales se calculará la cuantía en base a lo que empleador prevé abonar según los establecido en el inicio del vínculo laboral.